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      Excel舊表翻新技巧 !
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      制作月報表、年報表等階段性工作報表,一般是在同一表頭下填寫不同數據,即表格結構不變,記錄數據改變。為了方便,可以利用創建Excel模板的方法來完成。但隨著每次對報表要求的改變,報表結構也要修改,先前創建的模板也越來越不適應新的報表要求,所以用舊表翻新的思路,在下一次報表時直接修改上一次的報表也是一種好方法。下面以《考試成績統計表》為例(如圖1所示),介紹幾個Excel舊表翻新的技巧。

      圖1替 換

        新報表的表頭結構或表格說明中需要修改的地方如果沒有重復,直接改寫即可;如果有重復,用“替換”功能也很方便,具體方法如下:選擇“編輯→替換”命令,打開“查找和替換”對話框,選擇“替換”選項,在“查找內容”處填寫舊表中的內容,在“替換為”處填寫改寫后的內容,單擊“全部替換”,多處更改一次完成,比如,將2002屆學生的成績統計表替換成2003屆,就可以使用這個方法。

        粘貼鏈接

        如果表格中有幾處都重復一串單元格的內容,比如,D14:D16、G14:G16……都重復A14:A16的內容,為了便于以后的修改,可以在開始創建表格結構的時候,先寫下這串單元格的內容,再選定,執行“復制”命令,在另外需要重復的各處,分別執行“選擇性粘貼→粘貼鏈接”命令,這樣粘貼的結果都是單元格地址的引用,在新的報表中修改時先寫下的那串單元格內容,其他各處相應內容隨即被更新。

        定義名稱

        某些單元格中需要用形式相同,而引用位置不同的函數進行計算,為了在新的報表中方便修改,可以在開始創建表格結構時給函數定義名稱,步驟如下:

        第一步 選中要定義名稱的單元格(例如計算及格率的單元格B16),執行“插入→名稱→定義”命令,彈出“定義名稱”對話框(如圖2所示),在“當前工作簿中的名稱”欄中輸入名稱(例如:函數三),在“引用位置”欄中輸入函數(例如:=COUNTIF(B$5:B13,">60")/COUNT(B$5:B13)),單擊[添加]按鈕,關閉對話框。

      圖2

        第二步 在需要計算的各處,輸入“=”,接著輸入所定義的名稱(例如:=函數三),與直接在單元格中輸入函數的計算異曲同工。

      2007/5/21 2:15:06
       
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