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      電子表格管賬就這么簡單
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      我所在的學校是一所小學,在校就餐的教職工不足20人。我是后勤主任,兼管著學校食堂伙食的賬目。別看小食堂,我要管的賬目還真不少:個人伙食交款、支出、結算;伙房支出、結算、實物折合;集體收入、支出、結算;現金收入、支出、結算。前任主任交給我若干賬本,并教給我詳盡的記賬方法、計算方法。老主任感嘆說:“麻煩呀,筆筆賬目都要清楚。你可要仔細呀,這些賬目相互牽制,如果一處出錯就改動一大片。” 電子表格提供了豐富的函數和自定義公式功能,如何利用電子表格解決這種實際的繁瑣問題,使食堂伙食賬目管理更輕松呢?經過一學期的實踐總結,筆者設計了以下方案。

        建立工作簿

        新建電子表格文件,建立3個工作表,依次重命名為個人伙食賬、集體伙食賬、現金賬。

        建立個人伙食賬

        個人伙食賬按月份建立。每月包含以下五項:姓名、本月交款、月初余額、伙食支出、本月結算。其中各月的姓名列用“復制”、“粘貼”保持一致,以便于定義公式后用填充柄拖拽復制公式(如圖1)。

      圖1

        定義各單元格邏輯運算關系或用法:本月結算=本月“月初余額”-本月“伙食支出”(結果可能是正數也可能是負數)。在單元格的公式編輯欄中應輸入自定義公式:“=H3-I3”。本月“月初余額”=上月的“本月結算”+“本月交款”(首月“月初余額”等于“本月交款”)。在單元格的公式編輯欄中的自定義公式為:“=E3+G3”。最后一行為“合計”,用自動求和函數計算各列合計。在單元格的公式編輯欄中應輸入函數:“=SUM(J3:J5)”。“伙食支出”數據來源于“X月份個人伙食支出明細賬”工作簿中的“支出合計”。該工作簿中“姓名”列要從“個人伙食賬”中“復制”、“粘貼”保持一致,并定義好“支出合計”各單元格的自動求和函數,然后該工作簿電子文件交給廚師,由廚師負責填入個人每餐支出數據。月底廚師上交該工作簿電子文件,“復制”其“支出合計”列,粘貼其數據到“個人伙食賬”的“伙食支出”列中。

        在這個工作表中,只有“本月交款”一列數據需要手工錄入。其他列的數據都可根據定義好的公式自動計算,大大提高了工作效率,減輕了錄入與計算的負擔。

        建立集體伙食賬

        集體伙食賬也按月份建立。每月包含以下五項:總收入、總支出、實物折款、本月結結余、累計結余(如圖2)。

      圖2

        定義各單元格邏輯運算關系或用法:“總收入”=“個人伙食賬”工作表中的“伙食支出”列的“合計”單元格數據。在單元格的公式編輯欄中的自定義公式為:“=個人伙食賬!I6”。“總支出”=伙房購買米面肉油等開支票據總計。其數據由廚師積累計算,由管理員審核。“實物折款”=伙房購買的米面肉油等剩余實物所折合的款數。“本月結余”=本月“總收入”-本月“總支出”-上月“實物折款”+本月“實物折款”(計算首月“本月結余”,不用減上月“實物折款”)。在單元格的公式編輯欄中的自定義公式應為:“=B3-C3-D2+D3”。“累計結余”=上月“累計結余”+“本月結余”。在單元格的公式編輯欄中的自定義公式應為:“=F2+E3”。

      2007/5/11 2:19:19
       
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